Öppenhet – varför är det viktigt och hur gör man?

En av de viktigaste faktorerna för att få en grupp människor att arbeta riktigt bra
tillsammans och trivas är öppenhet. Om vi känner oss trygga nog att våga berättar hur vi mår och hur vi påverkas av varandra så leder det till fördjupad upplevelse av trygghet. Det, i sin tur, gör att vi kan använda alla våra kvaliteter och all vår kompetens på ett effektivt sätt. Dessutom blir vi bättre på att samarbeta och skapa goda resultat tillsammans.

Att det verkligen ligger till så här finns det bra stöd för. Google gjorde för några år sedan en uppmärksammad utvärdering av alla sina team över hela världen och kom fram till att just öppenhet var den avgörande faktorn bakom goda teamprestationer. Harvardforskaren Amy Edmonson har skrivit en hel bok som handlar om betydelsen av psykologisk trygghet och det handlar mycket om att skapa ett klimat där vi vågar vara öppna.

Vad är öppenhet?

Vad är då öppenhet? I grunden handlar det om att prata på personlig nivå, att använda ”jag” i stället för ”man” eller ”vi” och att fritt uttrycka känslor, upplevelser och tankar. Vi kan ta ett vardagligt exempel. Om du träffar en kollega för ett möte och hen undrar hur du mår är det ofta lätt att svara ”bra”. Men om ni har god öppenhet er emellan och kollegan verkligen är genuint intresserad snarare än bara artig, kanske du tar några sekunder på dig att känna efter och säger ”alltså, jag hade en ganska jobbig morgon med min dotter och har både lite frustration och sorg kvar från vårt bråk”. Eller ”Jag känner mig glad idag. Jag har cyklat hit i vårvinden och älskar verkligen den här tiden på året. Dessutom är det så roligt att jobba med dig och med det här projektet. Hur mår du?”

En viktig aspekt: öppenhet handlar inte om att berätta så mycket som möjligt om sitt
privatliv – det blir arbetslivet inte nödvändigtvis bättre av. Det viktiga är inte hur mycket vi berättar eller vad vi väljer att dela utan att vi tillsammans i arbetsgruppen skapar ett klimat där var och en är trygg nog att våga delta med hela sin person, att dela det med sig av det hen upplever, tänker på, känslor som uppstår osv.

Allra viktigast är att vi vågar prata om hur vi påverkar varandra, vad som fungerar bra i
arbetet och vad vi önskar blir annorlunda. Och då inte bara om strukturer, rutiner osv utan om själva samarbetet. Vi tar ett exempel: Du och jag har ett projekt ihop. Du vill arbeta i hög takt, ha korta avstämningsmöten där vi snabbt och snärtigt avhandlar det viktigaste för att sedan dela upp uppgifterna, jobba på var sitt håll, få tid att tänka och skriva. Jag föredrar att jobba mer tillsammans och ha längre möten där vi vänder och vrider på frågorna, hittar gemensamma förhållningssätt och sedan skriver någon av oss ner det vi kommit fram till. Efter att vi jobbat med projektet ett tag har dina önskemål fått genomslag och jag blir mer och mer stressad av de korta mötena och längtar efter mer tid tillsammans. Att det är något som inte fungerar optimalt kan nog de flesta känna i en sådan situation, det ”gnisslar” i samarbetet och stressen hos den ena påverkar stämningen. Här är öppenhet avgörande. Finns det god öppenhet mellan oss är sannolikheten att jag kan vara tydlig och säga ”du, jag är stressad av de här mötena, det går för fort för mig. Jag har ett behov av att få inblick och överblick och vill jobba mer tillsammans med dig”. Det ger en god grund för att vi ska kunna ha en fri dialog där du också kan vara öppen med vad som är viktigt för dig och utveckla vårt samarbete.

Om öppenhet saknas kan jag i stället vara rädd för att exponera mina känslor av stress och
vad jag önskar mig. I stället blir jag mer och mer frustrerad och kanske säger jag i stället
något i en sakfråga för att åtminstone få den som jag vill. Då är risken större att du går i
försvar och vi förlorar oss i kamp eller långa argumentationer i stället för att prata om hur vi ska jobba.

En annan aspekt av öppenhet är att det leder till en mänskligare samvaro som i sin tur lägger en grund för gott samarbete. Att vi människor mår bra på jobbet är viktigt för där lägger vi en stor del av vår tid. I förlängningen kan sjukskrivningar undvikas. Människor som mår bra har också tillgång till mer av sin kreativitet och sina styrkor. Det gör oss också mer mottagliga för andras känslor, upplevelser och tankar.

Öppenhet handlar inte bara om att uttrycka. Lika viktigt är att ställa frågor och vara nyfikna på varandra – det är också att praktisera öppenhet.

Hur gör man i praktiken?

Öppenhet kommer inte av sig själv utan är beroende av vilket klimat eller kultur vi skapar
tillsammans. I Googles studie av sina team uppmärksammade de att öppenheten som fanns i de framgångsrika teamen skapats på olika sätt. I något team kanske chefen råkat ut för något i sitt liv och valt att berätta öppet om det för teamet. På så sätt gick chefen som
förebild före och banade väg för andra att vara öppna om hur de mår. I vissa fall kan team få svårigheter som måste redas ut och där just att tala öppet om vad som hänt är en väg framåt och därigenom skapar ett öppet samtalsklimat.

Men man måste inte vara i kris för att skapa öppenhet. Det finns många vardagliga sätt.

Du är en viktig faktor. Genom att våga ställa personliga frågor till andra och visa dem genuin nyfikenhet, intresse och att du bryr dig om dem som människor banar du väg för dem att våga berätta mer om sig själva. Om du ställer genuina frågor efter ett arbetsmöte eller ett gemensamt uppdrag finns det chans för den andra att berätta hur de upplevde samarbetet.

Minst lika viktigt är att du tar första steget och berättar om dig. Det kan vara så enkelt som
att vara uppriktig med hur du mår, hur du upplevt mötet eller känslor som uppstår under
arbetet.

Ett sätt att skapa öppenhet är att börja arbetsgruppens möten med en incheckning – ett varv där var och en delar något personligt. Det behöver inte vara privat. Några enkla varianter är att be var och en på någon minut prata om:

• Vad hen kommer med till mötet (känsla, upplevelse, tankar som snurrar)
• Hur hen mår just nu
• Hur det är för mig att vara här
• Hur jag kan behöva utmana mig (t ex testa ett nytt beteende) under det kommande mötet
• Något som inte alla vet om mig
• Något jag är riktigt bra på som inte har med jobbet att göra

På motsvarande sätt kan öppenhet skapas i slutet av ett möte genom att deltagarna
tillsammans utvärderar mötet. Det viktiga är att våga prata om hur vi samarbetat. Någon av de här frågorna kan vara hjälpsamma:

• Vad gjorde jag som hjälpte mötet framåt och till goda resultat? Vad gjorde jag som kan ha hindrat oss från att komma framåt?
• Vad såg jag andra göra som var hjälpsamt?
• Vad kan vi lära oss av det som hände i vårt samspel idag?
• Vad hade jag för behov och önskningar som blev tillgodosedda under dagens möte? Vad har jag för behov och önskningar kvar?

Sist men inte minst, öppenhet handlar om kvalitet snarare än rutiner. Om stämningen är
attackerande och du tror att kollegerna kommer att skratta bakom din rygg brukar det
hindra de bästa intentioner att vara ärliga och genuin.

Om vi lyckas få till öppenhet beror på hur vi är mot varandra, om vi är genuint intresserade, modiga och vågar vara lite sårbara. Att genuint ge varandra uppmärksamhet, att bevara förtroenden och att visa välvilja är viktiga komponenter för att uppnå det som kan göra stor skillnad och hjälpa oss att må bra och prestera vårt bästa.